Datenschutzerklärung Stadtkapelle winnenden e.v., gültig ab 24.5.2018


 

 Datenschutzerklärung der Stadtkapelle Winnenden e.V.

 

Gültig ab 24.5.2018, Silke Frank, 1. Vorsitzende

 

Allgemeine Grundsätze

 

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt in der Stadtkapelle Winnenden e.V. nach den Richtlinien der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie des gültigen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Konformität zum Datenschutz im Umgang mit personenbezogenen Daten in der Stadtkapelle Winnenden e.V. wird insbesondere durch ein Datenschutzmanagementsystem gewährleistet.

 

Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum Verein erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung des Mitglieds gemäß Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DS-GVO).  Die Stadtkapelle Winnenden e.V. darf beim Vereinseintritt alle Daten erheben (Aufnahmeantrag bzw. Beitrittserklärung), die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder erforderlich sind (siehe Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO).

 

Für die Nutzung von personenbezogenen Daten sowie auch von Fotos im Rahmen der Pressearbeit in den Print- und Online-Medien (Vereinshomepage, Social Media Plattform des Vereins) wird bei Bedarf eine separate Einwilligung eingeholt.

 

Beitritt zum Verein

 

Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt die Stadtkapelle Winnenden e.V. folgende personenbezogene Daten auf:

·         Vor- und Zuname

·         Geschlecht

·         Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)

·         Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail)

·         Geburtsdatum,

·         Bankverbindung

 

Jedem Vereinsmitglied wird zudem eine vereinseigene Mitgliedsnummer zugeordnet.

 

Die personenbezogenen Daten werden in einem vereinseigenen EDV-System gespeichert, welches durch technische und organisatorische Maßnahmen vor einem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt ist.

 

Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein intern nur erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

 

Austritt aus dem Verein

 

Beim Austritt von Mitgliedern werden alle gespeicherten Daten archiviert. Die archivierten Daten werden ebenfalls durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die archivierten Daten dürfen ebenfalls nur zu vereins- bzw. verbandsinternen Zwecken verwendet werden.

Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung des Vereins betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahre ab der Wirksamkeit des Austritts durch den Verein aufbewahrt. Danach werden diese Daten gelöscht.

 

 

Übermittlung von Daten bei der Mitgliedermeldung

 

Als Mitglied des Blasmusik-Kreisverbandes Rems-Murr ist die Stadtkapelle Winnenden e.V. verpflichtet, ihre aktiven Mitglieder an den übergeordneten Kreisverband jeweils mit Stichtag 1.1. des Kalenderjahres zu melden. Die Datenweitergabe an den Kreisverband, einem Dachverband im Verhältnis zum Verein, stellt eine Datenübermittlung i.S.d. §3 Abs. 4 Satz 2 Nr. 3 BDSG dar.

 

Übermittelt werden dabei personenbezogene Daten nach dem Meldestandard des Kreisverbandes.

 

Dies sind insbesondere bei aktiven Mitgliedern folgende Daten:

·         Vor- und Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht

·         Ehrungsdaten (bisher erhaltene Ehrungen des Verbandes)

·         Qualifikationen (z.B. D-Prüfungen)

·         Instrument

·         Datum Beitritt zur aktiven Mitgliedschaft

·         Mitwirkung in Orchestergruppierungen der Stadtkapelle

 

Bei aktiven Mitgliedern mit besonderen Aufgaben bzw. Funktionen laut Vereinssatzung (Vorstandsmitglieder, Ausschussmitglieder), werden die vollständige Adresse mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie der Bezeichnung ihrer Funktion in der Stadtkapelle Winnenden e.V. übermittelt.

 

Fördernde Mitglieder sowie Ehrenmitglieder werden nur statistisch, also ohne namentliche Meldung übermittelt.

 

Die Stadtkapelle Winnenden e.V. erklärt ausdrücklich bei Abgabe einer Mitgliedermeldung an den übergeordneten Kreisverband, dass die Daten ausschließlich für verbandsinterne Zwecke verwendet werden dürfen; eine Überlassung an Dritte ist untersagt bzw. bedarf der schriftlichen Einwilligung der Mitglieder des Vereins.

 

Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren.

 

Sonstige Übermittlung von Daten an Dachverbände

 

Als Mitglied des Blasmusik-Kreisverbandes Rems-Murr kann die Stadtkapelle Winnenden e.V. zur Erfüllung ihrer Aufgaben personenbezogene Daten bei folgenden Anlässen an den Kreisverband übermitteln:

·         Beantragung von Ehrungen nach der Ehrungsordnung des Kreisverbandes oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, Ehrungshistorie

·         Anmeldung zu Lehrgängen des Kreisverbandes oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum

·         Anmeldung zu Fachtagungen und Veranstaltungen des Kreisverbandes oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum

 

Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren.

 

Pressearbeit

Die Stadtkapelle Winnenden e.V. informiert die Tagespresse sowie die Verbandszeitschrift forte (DVO-Verlag) des BVBW über Prüfungsergebnisse und besondere Ereignisse. Solche Informationen werden überdies auf der Internetseite der Stadtkapelle (www.stadtkapelle-winnenden.de)

veröffentlicht.

Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt. Die Stadtkapelle Winnenden e.V. benachrichtigt den Blasmusik-Kreisverband Rems-Murr über den Widerspruch des Mitglieds.

 

Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder

 

Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und die Ergebnisse von Prüfungen, Ehrungen sowie Feierlichkeiten am schwarzen Brett des Vereins bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung am schwarzen Brett.

 

Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und die Ergebnisse von Prüfungen, Ehrungen sowie Feierlichkeiten in den Mitgliederbriefen bekannt. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung, mit Ausnahme von Ergebnissen aus Wertungsspielen.

 

Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die in der Stadtkapelle Winnenden e.V. nach Satzung und/oder Geschäftsordnung eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass er die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Mitgliederdaten nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.

 

Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

 

Als Aufsichtsbehörde für die Einreichung von Beschwerden der Betroffenen zum Datenschutz steht der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit Baden-Württemberg zur Verfügung.

 

Die Beschwerde kann online unter

 

https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/beschwerde-online-einreichen/

 

eingereicht werden.